Spécialiste principal en documentation technique - Maintenance - Sr Technical Document Specialist

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Titre du poste: Spécialiste principal en documentation technique

Relève de : Gestionnaire Principal, Maintenance des installations

Résumé du poste : Le Spécialiste principal en documentation technique – Maintenance des installations est responsable d’appliquer ses connaissances techniques et ses concepts tout en collaborant avec les équipes des installations et de maintenance pour créer et réviser la documentation liée aux opérations et activités de maintenance des installations. Cela inclut les SOP, les procédures de maintenance, les dossiers de contrôle des changements et les guides d’utilisation des équipements. Le rôle consiste à s’assurer que la documentation est optimisée, conforme aux processus de maintenance et aux normes réglementaires, et qu’elle soutient la conformité. Le spécialiste peut diriger des projets de grande envergure (ou des parties de projets) et est souvent consulté par ses pairs pour des conseils. Il peut également superviser le travail et les activités d’un petit groupe d’employés.

Principales tâches et responsabilités :

• Peut diriger un petit groupe d'employés dans leur travail ou leurs activités.
• Gérer le processus de contrôle des changements pour la documentation des installations et de la maintenance.
• SME pour les systèmes des installations, les utilités et la documentation des flux de travail (ex. : HVAC, utilités GMP, systèmes de l’usine).
• SME pour les systèmes liés à la documentation (, SAP PM et MM, etc.)
• Rédiger et maintenir les procédures (ex. : SOP, méthodes de maintenance, guides d’utilisation des équipements) liées aux systèmes des installations et aux utilités. Consultez des techniciens de maintenance pour garantir la clarté et la précision des documents.
• Collaborez avec les formateurs afin de garantir la clarté des formations relatives à la révision des documents.
• Faciliter la formation sur les révisions de documents et utiliser les bases de données pour suivre l’état et les révisions des documents.
• S’assurer que les versions correctes des documents sont disponibles au besoin tout en maintenant le suivi des documents et des flux de travail.
• Fournir une assistance pour localiser les documents requis dans le cadre d'enquêtes et peut agir en tant qu'expert en la matière (SME) pendant les enquêtes.
• Maintenir les registres et s’assurer que la documentation est complète et signée chaque année.
• Examiner les documents lors des audits et archiver les dossiers complétés. Peut être sollicité pour des conseils dans son domaine d’expertise.
• Peut effectuer des activités liées à SAP pour les opérations de maintenance et des installations. 

Qualifications requises

• Diplôme technique ou en ingénierie et 2 ans d'expérience dans le domaine. Une combinaison équivalente d'études et d'expérience peut être prise en considération. De plus, le candidat doit être un expert dans 2 à 4 systèmes des installations ou opérations de maintenance et 1 à 2 domaines fonctionnels
• Les systèmes et opérations des installations peuvent inclure : HVAC, Utilités de l’usine, Systèmes de sécurité, Air comprimé, Réfrigération, Automatisation, Systèmes électriques, Système d’alarme incendie

• Les domaines fonctionnels peuvent inclure : Enquêtes, documentation, projets, support technique, SAP MM ou PM, santé et sécurité, conformité et planification.

• Doit être capable de communiquer efficacement à tous les niveaux. Doit démontrer une solide expertise technique et/ou réglementaire et une capacité à s'adapter à des circonstances changeantes.
• Une expérience avec CAD/AutoCAD et une certification Green Belt sont considérées comme des atouts.
• La maîtrise de l'anglais et du français est requise. L’exigence de l’anglais est requise pour la documentation, les rapports et les interactions avec Santé Canada, FDA, et autres départements multidisciplinaires dans l’entreprise mais basés hors-Québec et hors-Canada (Espagne, USA).

Position Title : Sr. Technical Document Specialist

Reports to : Sr Manager, Facilities Maintenance

Position Summary: The Sr. Technical Document Specialist – Facilities Maintenance is responsible for applying technical knowledge and concepts while partnering with facilities and maintenance teams to create and revise documentation related to facility operations and maintenance activities. This includes SOPs, maintenance procedures, change control records, and equipment operation guidelines. The role ensures documentation is streamlined, aligns with maintenance processes and regulatory standards, and supports compliance. The specialist may lead projects of larger scope (or portions of projects) and is often consulted by peers for guidance. May direct a small group of employees’ work and activities.

Key Tasks and Responsibilities:

•  May direct a small group of employees’ work/activities.
•  Manage Change Control Process for facilities and maintenance documentation.
•  SME for facility systems, utilities, and workflow documentation (e.g., HVAC, GMP utilities, plant systems). SME for documentation related systems (SAP PM and MM)
• Write and maintain procedures (e.g., SOPs, maintenance methods, equipment operation guidelines) related to facility and utility systems. Consult with maintenance technicians to ensure documents are clear, accurate, and easy to follow.
•  Collaborate with trainers to ensure clarity in document revision training.
•  Facilitate training on document revisions and use databases to track document status and revisions.
•  Ensure correct revisions and documents are available when needed while also tracking all documents and workflows.
•  Provide assistance in locating requested documents needed for audits or investigations and may serve as a subject matter expert (SME) during investigations.
• Maintain logbooks and ensure documentation is complete and signed off annually. Review documents during audit and archive completed records. May be sought for counsel within field of expertise.
•  May complete SAP related activities for maintenance and facilities operations.

Qualifications:

• Technical or Engineering diploma and 2 years of related experience.  An equivalent combination of education and experience may be considered.  In addition, must be a SME in 2-4 facility systems or maintenance operations and 1-2 functional areas.
• Facility Systems/Operations may include HVAC, Plant Utilities, Safety Systems, Compressed Air, Refrigeration, Automation, Electrical Systems, Fire Alarm System
• Functional areas are defined as:  Investigations, Documentation, Projects, Technical Support, SAP MM or PM, Health and Safety, Compliance, and Scheduling.

• Must be able to communicates effectively at all levels.  Must demonstrate strong technical and/or regulatory expertise and ability to adapt to changing circumstances.
• CAD/AutoCAD experience and Green Belt certification are considered assets.
• Bilingual in both French and English (la maîtrise de l’anglais est requise pour assurer les échanges de documentations et communications avec d’autres sites de Grifols hors Québec et hors Canada (Espagne, USA)

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