Spécialiste avantages sociaux et congés - Benefits and Leave Specialist
Montreal, CA
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Le spécialiste des avantages sociaux et des congés est chargé de superviser l'administration des programmes d'avantages sociaux et de congés pour l'ensemble des groupes d'employés au sein de l'organisation canadienne. Ce rôle va au-delà des tâches opérationnelles quotidiennes, en mettant l'accent sur l'optimisation des processus, l'amélioration de l'efficacité et la cohérence entre les différentes unités opérationnelles. Le spécialiste travaillera en étroite collaboration avec la direction afin d'améliorer la stratégie globale en matière d'avantages sociaux, de favoriser l'amélioration continue et d'assurer la conformité avec les règlements fédéraux et provinciaux du Canada. Ses principales responsabilités consistent à gérer les régimes d'avantages sociaux collectifs et les congés, et à veiller à ce que les programmes soient communiqués et exécutés de manière efficace dans l'ensemble de l'organisation.
Principales responsabilités :
1. Administration des avantages sociaux
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Gérer les opérations quotidiennes des programmes d'avantages sociaux collectifs (par exemple, assurance maladie, assurance dentaire, assurance vision, assurance vie, invalidité de courte et de longue durée, régimes de retraite).
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Collaborer avec la direction pour identifier les possibilités de rationaliser les processus relatifs aux avantages sociaux et aux congés, afin de réduire la complexité et d'améliorer l'expérience des employés.
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Gérer les relations avec les fournisseurs de prestations, en veillant à ce que les services, les renouvellements et la résolution des problèmes se fassent dans les délais impartis.
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Apporter un soutien à l'inscription des nouveaux employés aux régimes d'avantages sociaux et traiter les changements, les résiliations et les mises à jour.
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Coordonner le processus d'adhésion, y compris la communication, la formation et les mises à jour du système.
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Assurer la liaison avec les compagnies d'assurance, les fournisseurs et les consultants afin de résoudre les problèmes et de garantir une administration efficace des régimes.
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Effectuer des vérifications régulières de l'exactitude des inscriptions, des déductions et des factures.
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Informer les employés sur les prestations disponibles, l'éligibilité et les procédures d'adhésion.
2. Gestion des congés
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Gestion administrative de tous les types de congés.
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Veiller au respect des lois fédérales, provinciales et locales.
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Traiter les demandes de congés, tenir des registres précis et suivre les soldes de congés.
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Communiquer avec les employés au sujet de l'état des congés, de l'admissibilité et des procédures de retour au travail.
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Assurer la coordination avec le service de la paie et les autres services afin de garantir le traitement exact de la rémunération et des avantages liés aux congés.
3. Conformité et rapports
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Se tenir au courant des modifications apportées aux réglementations en matière d'avantages sociaux et de congés et veiller à ce que les politiques de l'entreprise soient conformes.
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Préparer et soumettre les rapports requis aux organismes de réglementation.
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Assurer la confidentialité et la sécurité des dossiers et des informations concernant les employés.
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4. Soutien à l'équipe de rémunération
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Collaborer avec l'équipe de la rémunération pour apporter un soutien aux actions locales de rémunération dans l'ensemble du Canada.
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Aider à la mise en œuvre de programmes et d'initiatives en matière de rémunération.
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Assurer l'harmonisation des politiques en matière d'avantages sociaux et de congés avec les stratégies et les pratiques de rémunération.
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5. Soutien aux employés et communication
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Servir de point de contact pour les employés en ce qui concerne les questions relatives aux avantages sociaux et aux congés.
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Fournir des conseils et un soutien aux employés qui naviguent dans les processus relatifs aux avantages sociaux et aux congés.
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Élaborer et distribuer des documents de communication relatifs aux programmes d'avantages sociaux et de congés.
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Qualifications
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Formation: Baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
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Expérience: Au moins cinq ans d'expérience dans l'administration des avantages sociaux et la gestion des congés, de préférence dans un contexte canadien.
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Connaissances: Forte compréhension de la législation canadienne en matière d'avantages sociaux et de congés, y compris des différences entre les provinces.
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Langues: La maîtrise de l'anglais et du français est requise. L’exigence de l’anglais est requise pour la documentation, les rapports et les interactions avec Santé Canada, FDA, et autres départements multidisciplinaires dans l’entreprise mais basés hors-Québec et hors-Canada (Espagne, USA).
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Compétences:
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Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.
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Solides capacités d'organisation et de gestion du temps.
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Souci du détail et de la précision.
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Maîtrise du SIRH et des systèmes de gestion des avantages sociaux.
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Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion.
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The Benefits and Leave Specialist is responsible for overseeing the administration of employee benefits and leave programs across the employee groups within Canada organization. This role goes beyond day-to-day operational tasks, with a focus on optimizing processes, gaining efficiencies, and ensuring consistency across different business units. The specialist will work closely with leadership to enhance the overall benefits strategy, drive continuous improvement, and ensure compliance with Canadian federal and provincial regulations. Key responsibilities include managing group benefits plans, leaves of absence, and ensuring that programs are effectively communicated and executed across the organization.
Key Responsibilities:
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Benefits Administration
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Manage the day-to-day operations of group benefits programs (e.g., health, dental, vision, life insurance, short and long-term disability, retirement plans).
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Collaborate with leadership to identify opportunities to streamline benefits and leave processes, reducing complexity and improving employee experience
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Manage relationships with benefits providers, ensuring timely delivery of services, renewals, and issue resolution.
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Provide support on enrollment of new employees in benefit plans and process changes, terminations, and updates.
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Coordinate enrollment process, including communication, education, and system updates.
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Liaise with insurance carriers, vendors, and consultants to resolve issues and ensure efficient plan administration.
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Conduct regular audits of benefits enrollments, deductions, and invoices for accuracy.
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Educate employees on available benefits, eligibility, and enrollment procedures.
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Leave of Absence Management
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Administer all types of leaves.
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Ensure compliance with federal, provincial, and local laws.
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Process leave requests, maintain accurate records, and track leave balances.
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Communicate with employees regarding leave status, eligibility, and return-to-work procedures.
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Coordinate with payroll and other departments to ensure accurate processing of leave-related pay and benefits.
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Compliance and Reporting
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Stay up-to-date with changes in benefits and leave regulations and ensure company policies are compliant.
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Prepare and submit required reports to regulatory agencies.
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Maintain confidentiality and security of employee records and information.
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Support to Compensation Team
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Collaborate with the Compensation team to provide support on local compensation actions across Canada.
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Assist in the implementation of compensation programs and initiatives.
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Ensure alignment of benefits and leave policies with compensation strategies and practices.
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Employee Support and Communication
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Serve as a point of contact for employees regarding benefits and leave inquiries.
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Provide guidance and support to employees navigating the benefits and leave processes.
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Develop and distribute communication materials related to benefits and leave programs.
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Qualifications
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Education: Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, or a related field.
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Experience: Minimum of 5 years of experience in benefits administration and leave management, preferably in a Canadian context.
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Knowledge: Strong understanding of Canadian benefits and leave legislation, including provincial differences.
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Languages: Proficiency in both English and French is required.
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Skills:
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Excellent communication and interpersonal skills.
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Strong organizational and time-management abilities.
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Attention to detail and accuracy.
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Proficiency in HRIS and benefits administration systems.
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Ability to handle sensitive and confidential information with discretion.
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Location: NORTH AMERICA : Canada : Montreal:CAQUEBEC - Quebec